Vorbereitung der Vergabe: HOAI-Leistungsphase 6 erklärt

Die Vorbereitung der Vergabe übersetzt die Ausführungsplanung in eindeutige, kalkulierbare Leistungsbeschreibungen. Mengen werden ermittelt, Schnittstellen abgestimmt und Vergabeunterlagen zusammengestellt. Die Qualität dieser Leistungsphase beeinflusst unmittelbar die Vergleichbarkeit der Angebote, die Kostensicherheit und das spätere Nachtragsrisiko.

Kurzdefinition

Die Vorbereitung der Vergabe ist Leistungsphase 6 der HOAI. Bei Gebäuden und Innenräumen gehören insbesondere der Vergabeterminplan, Leistungsverzeichnisse nach Leistungsbereichen, Mengenermittlungen, Schnittstellenkoordination, bepreiste Leistungsverzeichnisse, Kostenkontrolle und das Zusammenstellen der Vergabeunterlagen zu den Grundleistungen.

Das Wichtigste auf einen Blick

Grundlage ist eine ausreichend abgeschlossene und koordinierte Ausführungsplanung.
Leistungen müssen vollständig, eindeutig und produktneutral beschrieben werden, soweit keine zulässige Ausnahme besteht.
Mengen sind nachvollziehbar aus der Planung abzuleiten.
Schnittstellen zwischen Gewerken müssen klar zugeordnet werden.
Bepreiste Leistungsverzeichnisse dienen der Kostenkontrolle vor Eingang der Angebote.
Leistungsphase 6 wird nach § 34 HOAI bei Gebäuden mit 10 Prozent, bei Innenräumen mit 7 Prozent bewertet.
Vergaberechtliche Anforderungen hängen davon ab, ob die Auftraggeberseite öffentlich oder privat ist.

Ziel der Leistungsphase 6

Ausführende Unternehmen müssen erkennen können, welche Leistung unter welchen Bedingungen angeboten werden soll. Gleichzeitig benötigt die Bauherrschaft vergleichbare Angebote. Eine gute Ausschreibung beschreibt deshalb nicht nur Bauteile, sondern auch Qualität, Ausführung, Schnittstellen, Nebenleistungen und projektspezifische Randbedingungen.

Unklare Leistungsbeschreibungen führen zu Risikozuschlägen, Rückfragen, nicht vergleichbaren Angeboten oder späteren Nachträgen. Die Vorbereitung der Vergabe ist daher keine reine Textarbeit, sondern eine letzte systematische Prüfung der Ausführungsreife.

Grundleistungen nach Anlage 10 HOAI

Für Gebäude und Innenräume gehören typischerweise dazu:

Aufstellen eines Vergabeterminplans,
Aufstellen von Leistungsbeschreibungen mit Leistungsverzeichnissen nach Leistungsbereichen,
Ermitteln und Zusammenstellen der Mengen auf Grundlage der Ausführungsplanung und unter Verwendung der Beiträge anderer Fachbeteiligter,
Abstimmen und Koordinieren der Schnittstellen zu den Leistungsbeschreibungen anderer Planungsbeteiligter,
Ermitteln der Kosten auf Grundlage der vom Planer bepreisten Leistungsverzeichnisse,
Kostenkontrolle durch Vergleich der bepreisten Leistungsverzeichnisse mit der Kostenberechnung,
Zusammenstellen der Vergabeunterlagen für alle Leistungsbereiche.

Typischer Ablauf

1. Vergabestruktur festlegen

Es wird entschieden, welche Gewerke oder Lose ausgeschrieben werden und wann sie vergeben werden müssen. Abhängigkeiten und Vorlaufzeiten fließen in den Vergabeterminplan ein.

2. Planungsstand prüfen

Vor der Ausschreibung wird kontrolliert, ob Details, Materialien und Schnittstellen ausreichend geklärt sind. Offene Planungsentscheidungen werden nicht unbemerkt in das Leistungsverzeichnis verlagert.

3. Mengen ermitteln

Mengen werden aus Plänen, Modellen und Berechnungen nachvollziehbar abgeleitet. Bezugsflächen, Abzugsregeln und Mengeneinheiten müssen konsistent sein.

4. Leistungsbeschreibungen erstellen

Positionen beschreiben Art und Umfang der geforderten Leistung. Vorbemerkungen und technische Vertragsbedingungen ergänzen die Einzelpositionen, dürfen diese aber nicht widersprüchlich überlagern.

5. Schnittstellen koordinieren

Anschlüsse, Aussparungen, Befestigungen, Schutzmaßnahmen, Gerüste oder Inbetriebnahmen werden den richtigen Gewerken zugeordnet. Fachplanerbeiträge werden integriert.

6. Preise ansetzen und Kosten kontrollieren

Die Leistungsverzeichnisse werden mit realistischen Einheitspreisen bepreist. Ihre Summen werden mit der Kostenberechnung verglichen; Abweichungen werden erklärt und gesteuert.

7. Vergabeunterlagen zusammenstellen

Leistungsverzeichnis, Pläne, Vertragsbedingungen, Terminangaben, Formblätter und weitere Unterlagen werden vollständig und widerspruchsfrei für das vorgesehene Verfahren bereitgestellt.

Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis

Ein Leistungsverzeichnis gliedert die Leistung meist in Titel und Positionen. Jede Position benötigt eine klare Bezeichnung, Mengeneinheit, Menge und Beschreibung. Bedarfs-, Alternativ- oder Zulagepositionen sind zurückhaltend und vergaberechtskonform einzusetzen.

Bei öffentlichen Aufträgen sind insbesondere das einschlägige Vergaberecht und gegebenenfalls die VOB/A zu beachten. Für die technische Beschreibung sind die vereinbarten Regeln, häufig einschließlich VOB/C, relevant. Bei privaten Projekten gelten diese Regelwerke nur, soweit sie wirksam vereinbart wurden oder anderweitig maßgeblich sind.

Praxisbeispiel

Bei der Ausschreibung einer Fassadensanierung sind Gerüst, Putzarbeiten, Fensteranschlüsse und Sonnenschutz beteiligt. Zunächst fehlen klare Angaben, welches Gewerk die Anschlussfolien und provisorischen Wetterschutzmaßnahmen ausführt.

Das Planungsteam stimmt die Schnittstellen ab, ergänzt Details und ordnet jede Leistung eindeutig zu. Anschließend werden die Mengen aus den Fassadenansichten ermittelt und die bepreisten Leistungsverzeichnisse mit der Kostenberechnung verglichen. So werden Lücken vor Angebotsabgabe geschlossen.

Digitale Methoden

AVA-Systeme unterstützen Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung. BIM-Modelle können Mengen liefern, wenn Bauteile, Attribute und Messregeln dafür geeignet sind. Automatisch erzeugte Mengen müssen fachlich plausibilisiert werden; Modellmenge und vergaberechtliche Abrechnungsmenge sind nicht zwangsläufig identisch.

Häufige Fehler

Ausschreibung beginnt vor Abschluss wesentlicher Planungsentscheidungen.
Positionstexte widersprechen Plänen oder Vorbemerkungen.
Schnittstellen fehlen oder werden doppelt ausgeschrieben.
Mengen werden ungeprüft aus einem Modell übernommen.
Fabrikatsangaben schränken den Wettbewerb ohne Rechtfertigung ein.
Bepreiste Leistungsverzeichnisse werden nicht mit der Kostenberechnung verglichen.
Termine und Ausführungsbedingungen sind unrealistisch oder unvollständig.

Checkliste

Vergabeeinheiten und Termine abgestimmt
Ausführungsplanung ausschreibungsreif
Fachplanerbeiträge integriert
Mengen nachvollziehbar ermittelt
Leistungsbeschreibungen eindeutig und vollständig
Schnittstellen gewerkeübergreifend geprüft
Vergaberechtliche Vorgaben berücksichtigt
Leistungsverzeichnisse realistisch bepreist
Kostenvergleich dokumentiert
Vergabeunterlagen vollständig versioniert

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Vorbereitung der Vergabe?

Sie ist Leistungsphase 6 und erstellt aus der Planung die Unterlagen, mit denen Bauleistungen angeboten werden können.

Was ist ein Leistungsverzeichnis?

Es beschreibt ausgeschriebene Leistungen in gegliederten Positionen mit Mengen und Einheiten.

Gehört die Mengenermittlung dazu?

Ja. Sie ist bei Gebäuden und Innenräumen eine Grundleistung der Leistungsphase 6.

Was ist ein bepreistes Leistungsverzeichnis?

Es enthält vom Planungsteam angesetzte Vergleichspreise und dient der Kostenermittlung und Kostenkontrolle.

Ist die VOB immer anzuwenden?

Nein. Ihre Anwendbarkeit hängt von Vergabeverfahren und wirksamer vertraglicher Einbeziehung ab.

Wer liefert Fachplanerpositionen?

Die jeweiligen Fachplaner erstellen Beiträge ihres Leistungsbereichs; die Objektplanung koordiniert die Schnittstellen entsprechend dem Vertrag.

Können Mengen direkt aus BIM übernommen werden?

Nur nach Prüfung von Modellstruktur, Attributen, Messregeln und Vollständigkeit.

Was unterscheidet Leistungsphase 6 von Leistungsphase 7?

Leistungsphase 6 erstellt die Vergabeunterlagen; Leistungsphase 7 begleitet Angebotsprüfung, Vergabevorschlag und Auftragserteilung.

Wie werden Planänderungen während der Ausschreibung behandelt?

Sie müssen kontrolliert in alle betroffenen Unterlagen übernommen und gegenüber Bietern transparent kommuniziert werden.

Welche HOAI-Bewertung gilt?

§ 34 nennt 10 Prozent für Gebäude und 7 Prozent für Innenräume.

Fazit

Die Vorbereitung der Vergabe macht Planung beschaffbar. Vollständige Beschreibungen, belastbare Mengen und geklärte Schnittstellen schaffen fair vergleichbare Angebote und reduzieren Kostenrisiken in der Bauausführung.

Rechtsgrundlagen und Quellen

§ 34 und Anlage 10 Nummer 10.1 HOAI
DIN 276 in maßgeblicher Fassung
Je nach Verfahren einschlägiges Vergaberecht sowie vereinbarte Teile der VOB

Vorbereitung der Vergabe